Cómo adjuntar archivos en Smartsheet

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Por James T. Cains

Smartsheet le permite cargar y adjuntar archivos dentro de una hoja para facilitar el acceso. Ya no tiene que almacenar archivos en otro lugar y dar acceso a ellos a su equipo de proyecto. Puede adjuntar ficheros a una línea individual o a la hoja global.

El plan básico en Smartsheet viene con sólo 3 GB de espacio de almacenamiento en línea. Si está trabajando con documentos pequeños, como archivos de procesamiento de texto u hojas de cálculo, es probable que esto sea suficiente para usted. Pero si se trata de archivos más grandes, como archivos de imagen o de vídeo, puede utilizar hasta 3 GB rápidamente. Es posible que tenga que actualizar al plan de equipo, que permite hasta 45 GB de almacenamiento (15 GB por usuario).

Subir archivos a una fila en Smartsheet

Si tiene tareas en la planificación del proyecto que requieren ciertos materiales, puede adjuntar esos ficheros directamente a la línea en la que se encuentra la tarea. Por ejemplo, supongamos que tiene un conjunto de marcos alámbricos para un nuevo sitio Web que revisar. Puede adjuntar un documento PDF de los marcos de alambre directamente a la tarea. He aquí cómo (vea la Figura 1 como referencia):

  1. Inicie sesión en Smartsheet y abra la hoja a la que desea agregar archivos.
  2. Busque la fila que contiene la tarea en la que desea cargar los archivos.
  3. En la columna Anexos (la que tiene el sujetapapeles en el encabezado), cuando pasa el ratón por encima de la celda, ve un sujetapapeles con el signo más. Haga clic en ese icono.
  4. En la ventana de diálogo Anexos de línea, arrastre y suelte un archivo del disco duro o haga clic en el botón Anexar. Usted ve las opciones para adjuntar a continuación: Subir desde el ordenador…..: Puede buscar el archivo en su disco duro. Google Drive, Box, Dropbox, Evernote: Puede adjuntar un archivo desde uno de estos servicios de almacenamiento en nube. Tiene que iniciar sesión en ese servicio y dar permiso para que Smartsheet acceda a él para poder hacerlo: Si su documento está alojado públicamente en un sitio web o servidor externo, puede copiar y pegar en la URL.
  5. Después de cargar el archivo, haga clic en Cerrar o en Adjuntar de nuevo para cargar más archivos.

Después de cargar un archivo, aparece un icono de clip en la celda de adjuntos de la fila. Si hace clic en ese icono, verá el cuadro de diálogo Adjuntos de fila del paso 4 con su archivo listado. Haga clic en el archivo y se activará el menú desplegable Acciones, que le permite descargar, enviar por correo electrónico, eliminar o cargar una nueva versión del documento.

Figura 1: Adjuntar un archivo a una fila.

Fuente: smartsheet.com

Subir archivos a la hoja general en Smartsheet

A veces, usted puede tener documentos que pertenecen al proyecto como un todo, como una lista de recursos para que todos los usen. Para añadir algo como esto a su hoja, haga clic en la pestaña Adjuntos en la parte inferior de su hoja; puede verlo en la Figura 1. Aparecerá el cuadro de diálogo Resumen de anexos de hoja.

Este cuadro de diálogo muestra todos los archivos que se adjuntan a la hoja, incluidos los que se han adjuntado a las filas. Puede seguir los pasos 4 y 5 anteriores para agregar un archivo a su hoja.

Para una mejor gestión del proyecto, debería intentar adjuntar documentos a las tareas en filas, en lugar de la hoja en su conjunto. Ya que la idea es usar el cronograma del proyecto como un anteproyecto para su proyecto, cualquier anexo sería más fácil de encontrar si se adjuntara a la tarea a la que pertenece. Si un archivo adjunto no tiene una tarea asociada, considere si debe crear una tarea para él. Por ejemplo, si usted creó una carta de proyecto y desea adjuntarla, pero no hay tarea para crear una carta de proyecto, probablemente debería haber hecho una para empezar.

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